Cách sửa lỗi định dạng số trong Excel đơn giản, chi tiết nhất

Bạn đang gặp phải vấn đề mặc dù ô Excel chứa ký tự số nhưng lại không dùng để tính toán được? Nguyên nhân là do ô đó đang bị lỗi định dạng số. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách sửa lỗi định dạng số trong Excel.

1Nguyên nhân lỗi

Nguyên nhân gây ra lỗi định dạng số là do bạn sao chép dữ liệu từ một nguồn dữ liệu bên ngoài khác vào Excel và vô tình khiến nó trở thành định dạng văn bản (text format).

Điều này sẽ khiến cho số bị căn trái thay vì căn phải trong ô, kèm theo chỉ báo lỗi ở góc trên bên trái của ô. Đồng thời, lỗi định dạng số cũng sẽ khiến cho việc tính toán hoặc sắp xếp thứ tự ô không thể thực hiện được.

2Cách tìm kiếm dữ liệu bị lỗi

Có nhiều trường hợp số bị lỗi định dạng nhưng không hiển thị đánh dấu lỗi ở góc trái của ô do bạn đã tắt tính năng kiểm tra lỗi đi hoặc bị định dạng khác đè lên.

Khi đó, bạn có thể dùng công cụ Auto Filter để kiểm tra dữ liệu bị lỗi một cách chính xác bằng các bước sau:

Bước 1: Chọn cột dữ liệu bạn cần kiểm tra lỗi.

Bước 2: Tại tab Home, chọn Sort & Filter > Filter. Hoặc tại tab Data, chọn Filter.

Bước 3: Bấm vào dấu mũi tên bên cạnh cột dữ liệu được lọc. Khi đó bạn sẽ thấy các số được sắp xếp trong cửa sổ dữ liệu lọc theo nguyên tắc tăng dần từ nhỏ đến lớn (kể cả số âm).

Trong khi đó, những số không phải định dạng số sẽ được xếp sau cùng. Do đó, bạn có thể dễ dàng phát hiện những số bị lỗi định dạng số.

3Cách sửa lỗi

Cách 1: Chuyển bằng cách kiểm tra lỗi tự động

Để chuyển số có định dạng văn bản về đúng định dạng số bằng cách kiểm tra lỗi tự động, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi ô có chứa chỉ báo lỗi định dạng số ở góc trên bên trái.

Cách chọn ô, phạm vi, hàng hoặc cột:

Để huỷ bỏ vùng chọn hiện tại, bạn hãy bấm vào bất kỳ ô nào trên trang tính.

Bước 2: Bên cạnh phạm vi ô hoặc các ô đã chọn, bạn hãy bấm vào nút lỗi có hình dấu chấm than “!” được hiển thị.

Bước 3: Chọn Convert to Number. Khi đó, các số đang ở định dạng văn bản sẽ được chuyển đổi tự động trở về định dạng số.

Cách 2: Sử dụng Dán đặc biệt (Paste Special)

Bước 1: Chọn một ô trống bất kỳ và xác nhận định dạng số của hiện tại của ô đó đang là General.

Bước 2: Nhập số 1 vào ô đó và nhấn Enter.

Bước 3: Chọn ô có chứa số 1 vừa nhập và nhấn Ctrl + C.

Bước 4: Chọn ô hoặc phạm vi ô có chứa chỉ báo lỗi định dạng số ở góc trên bên trái.

Bước 5: Tại tab Home, mục Clipboard, chọn Paste > Paste Special.

Bước 6: Chọn Multiply và nhấn OK.

Một số chương trình kế toán sẽ hiển thị giá trị âm ở tận cùng bên phải (chẳng hạn như 129-) khiến cho giá trị này sẽ ở định dạng văn bản khi được nhập vào Excel.

Để chuyển đổi chuỗi văn bản này thành định dạng số cho phép tính toán, bạn phải dùng công thức để trả về tất cả các ký tự của chuỗi văn bản trừ ký tự âm ở tận cùng bên phải. Sau đó, nhân kết quả này với –1.

Cụ thể ở ví dụ sau, với công thức =LEFT(B2,LEN(B2)-1)*-1, Excel sẽ trả về giá trị -129 ở định dạng số.

Cách 3: Áp dụng định dạng số

Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi ô có chứa chỉ báo lỗi định dạng số ở góc trên bên trái.

Bước 2: Tại tab Home, bấm vào dấu mũi tên mở rộng bên dưới mục Number (Number Format).

Bước 3: Cửa sổ Formal Cells hiện lên, ở tab Number, chọn định dạng số mong muốn:

• General: Định dạng số chung, không kèm bất kì định dạng đặc biệt nào khác.
• Number: Định dạng số thông thường, cho phép lựa chọn hiển thị số lượng số thập phân sau dấu chấm, dấu phẩy ngăn cách phần nghìn và hiển thị giá trị âm trong ngoặc đơn.
• Currency: Định dạng tiền tệ, cho phép chọn ký hiệu tiền tệ đi kèm số.
• Accounting: Định dạng kế toán, thường đi kèm ký hiệu tiền tệ và giá trị âm trong ngoặc đơn.
• Date: Định dạng ngày, tháng năm.
• Time: Định dạng giờ.
• Percentage: Định dạng phần trăm.
• Fraction: Định dạng phân số.

Bài viết đã chia sẻ đến bạn cách kiểm tra lỗi định dạng số trong Excel cũng như cách sửa lỗi định dạng số hiệu quả. Mong rằng bạn sẽ thực hiện thành công. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận bên dưới bài viết để được giải đáp nhé!