4 cách tra cứu hóa đơn điện tử chính xác, nhanh chóng tại nhà

Ngày nay, việc tra cứu hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng nhờ vào sự phát triển của công nghệ, cụ thể như hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế, hỗ trợ bạn đối chiếu dữ liệu một cách minh bạch. Cùng tìm hiểu cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác ngay trên điện thoại và laptop, để bạn dễ dàng quản lý chi tiêu và bảo vệ quyền lợi của mình.

1 Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Loại chứng từ này phải được khởi tạo trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa/dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Các loại hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay:

• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Các loại chứng từ điện tử khác như: vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử,...

Hóa đơn điện tử là các dữ liệu bán hàng và dịch vụ được lưu trữ bằng phương tiện điện tử

2 Tại sao cần tra cứu hóa đơn điện tử?

• Kiểm tra tính hợp pháp và xác thực thông tin: Giúp người mua xác minh xem hóa đơn đã được cơ quan thuế ghi nhận trên hệ thống hay chưa, từ đó tránh rủi ro nhận phải hóa đơn giả hoặc hóa đơn của doanh nghiệp đã ngừng hoạt động.
• Đảm bảo quyền lợi về thuế và hạch toán: Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh, hóa đơn hợp lệ là điều kiện tiên quyết để được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Việc kiểm tra kỹ lưỡng giúp tránh các rủi ro bị truy thu hoặc phạt vi phạm hành chính khi quyết toán thuế sau này.
• Phát hiện và xử lý sai sót kịp thời: Quá trình đối chiếu dữ liệu trên hệ thống còn giúp người dùng sớm phát hiện các lỗi sai phổ biến như tên công ty, địa chỉ, mã số thuế hoặc đơn giá hàng hóa,... để liên hệ để lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định.

Tra cứu hóa đơn điện tử giúp các bên làm việc minh bạch và tối ưu hơn

3 Tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục thuế

Dưới đây là các cách tra cứu hóa đơn điện tử từ Tổng cục thuế theo 2 hướng sử dụng/không sử dụng tài khoản hệ thống HĐĐT

Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế

*Không sử dụng tài khoản hệ thống HĐĐT

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Truy cập Website hoadondientu.gdt.gov.vn/ > Chọn Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin sau:

• Mã số thuế người bán.
• Loại hóa đơn.
• Ký hiệu hóa đơn (nhập 06 ký tự – VD: C23TCV, C21TAA, K21TLA).
• Số hóa đơn.
• Tổng tiền thanh toán (Tổng tiền thanh toán bằng số không được để trống).
• Mã captcha

Bước 3: Nhấn Tìm kiếm.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục thuế có mã của Cơ quan thuế

Từ đây, bạn có thể đối chiếu thông tin tra cứu và liên hệ với phía người bán nếu cần trao đổi thêm.

Kết quả tra cứu hóa đơn điện tử

Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế

*Không sử dụng tài khoản hệ thống HĐĐT

Quy định về hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế:

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán bắt buộc phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã về Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để hệ thống ghi nhận. Do đó, người mua chỉ có thể tra cứu thành công khi bên bán đã hoàn tất việc gửi dữ liệu này lên hệ thống, thay vì chỉ lưu trữ nội bộ.

Tùy vào đối tượng kinh doanh, người bán sẽ gửi dữ liệu theo 02 cách: Gửi đầy đủ nội dung ngay khi lập hóa đơn hoặc gửi theo Bảng tổng hợp cùng kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng. Điều này giải thích vì sao trong một số trường hợp, dù bạn đã nhận được hóa đơn nhưng khi tra cứu ngay lập tức vẫn chưa thấy thông tin xuất hiện trên hệ thống thuế.

Hướng dẫn thực hiện:

Thực hiện các bước tương tự như tra cứu hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế.

Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế mà không cần đến tài khoản hệ thống HĐĐT

Tra cứu hóa đơn điện tử sử dụng tài khoản hệ thống HĐĐT

Bằng cách sử dụng tài khoản Hệ thống HĐĐT, hệ thống sẽ hiển thị danh sách hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu tìm kiếm của bạn (bao gồm cả hóa đơn bán ra và mua vào). Hệ thống cũng sẽ hỗ trợ bạn xem thông tin chi tiết từng hóa đơn, in hóa đơn và kết xuất hóa đơn ra định dạng XML, Excel,...

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Truy cập vào website hệ thống HĐĐT (hoadondientu.gdt.gov.vn/) > Đăng nhập bằng tài khoản mà Cơ quan Thuế đã cấp trước đó.

Đăng nhập vào tài khoản hệ thống HĐĐT

Bước 2: Chọn Tra cứu > Chọn Tra cứu hóa đơn > Chọn Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào > Nhập các thông tin hóa đơn cần tra cứu gồm:

• Mã số thuế người bán
• Loại hóa đơn
• Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn

Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra/mua vào

Bước 3: Nhấn Tìm kiếm.

Kết quả hiển thị danh sách hóa đơn đáp ứng điều kiện tra cứu.

Bạn có thể chọn hóa đơn từ danh sách kết quả → Nhấn vào biểu tượng xem để xem thông tin chi tiết.

Xem chi tiết hóa đơn điện tử

Tra cứu doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Việc xác minh tình trạng hoạt động và đăng ký phát hành hóa đơn điện tử của người bán là bước quan trọng giúp người mua tránh rủi ro nhận phải chứng từ giả mạo hoặc không có giá trị pháp lý. Cùng xem các bước kiểm tra doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau đây:

Hướng dẫn thực hiện:

Bước 1: Truy cập Website > hoadondientu.gdt.gov.vn/ > Chọn Tra cứu DN đăng ký sử dụng HĐĐT - MTT

Bước 3: Nhập các thông tin để tra cứu (gồm Mã số thuế người bán và mã capcha).

Bước 4: Nhấn Tìm kiếm và kiểm tra kết quả

Hướng dẫn tra cứu doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

4Tra cứu hóa đơn điện tử trên website tra cứu hóa đơn

Bước 1: Truy cập website tra cứu thông tin hóa đơn (tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html)

Bước 2: Nhập các thông tin hóa đơn cần tra cứu gồm:

• Mã số thuế người bán (Thực hiện tra cứu mã số doanh nghiệp nếu bạn không nhớ chính xác)
• Mẫu số
• Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn
• Nhập mã xác thực

Bước 3: Chọn Tìm kiếm.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử trên website Hệ thống hóa đơn điện tử

Kết quả hiển thị hóa đơn tra cứu hợp lệ

5Các lỗi thường gặp khi tra cứu hóa đơn điện tử

Nếu không tra cứu được hóa đơn điện tử thì bạn hãy kiểm tra thử xem mình có đang mắc phải các lỗi sau hay không nhé:

• Nhập sai thông tin như mã xác thực, số hóa đơn, mã số thuế hoặc mật khẩu đăng nhập khiến không thể tìm được hóa đơn.
• Kết nối mạng internet yếu hoặc không ổn định làm hệ thống không tải được dữ liệu hóa đơn.
• Sự cố phần mềm hoặc lỗi hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Sai ký tự trong dãy số hóa đơn hoặc captcha gây lỗi trong quá trình tra cứu.

Kiểm tra các lỗi thường gặp trong quá trình tra cứu hóa đơn điện tử

6Câu hỏi liên quan đến tra cứu hóa đơn điện tử

Có thể kiểm tra hóa đơn điện tử bán ra và mua vào trên hệ thống không?

Câu trả lời là có. Bạn có thể kiểm tra hóa đơn điện tử bán ra và mua vào trên Hệ thống Hóa đơn điện tử sau khi đăng nhập bằng tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.

Làm gì khi không tìm được hóa đơn trên hệ thống hoá đơn điện tử?

Khi không tìm được hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Kiểm tra lại thông tin nhập vào để tra cứu như mã số thuế, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày phát hành, và mã xác thực. Đảm bảo các thông tin này chính xác, đầy đủ và không có sai sót.​
• Đảm bảo kết nối internet ổn định vì sự gián đoạn mạng có thể làm gián đoạn quá trình tra cứu hóa đơn.​
• Nếu vẫn không tìm thấy, liên hệ ngay với bên cung cấp hóa đơn (doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử) để xác nhận hóa đơn đã được lập và gửi lên hệ thống chưa.​
• Trường hợp hóa đơn đã phát hành nhưng chưa được cập nhật trên hệ thống, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp gửi lại hóa đơn hoặc cập nhật lại thông tin hóa đơn trên hệ thống.​
• Nếu là người mua, khi không tra cứu được hóa đơn, cần thông báo cho bên bán để kiểm tra lại tính hợp lệ và quá trình gửi hóa đơn điện tử.
• Trong trường hợp gặp khó khăn hoặc phát sinh vấn đề liên quan về pháp lý, bạn có thể liên hệ với cơ quan thuế để được hỗ trợ tra cứu hoặc giải quyết tình huống này.

Xử lý thế nào khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót?

• Khi phát hiện sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác, người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc điều chỉnh mà không cần lập lại hóa đơn mới.
• Trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, người bán và người mua cần lập biên bản ghi nhận sai sót và thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

7Ứng dụng thiết bị tra cứu tối ưu

Có thể thấy, việc tra cứu những thủ tục hành chính như tra cứu giấy phép lái xe, tra cứu mã số bảo hiểm xã hội, tra cứu phạt nguội,... đòi hỏi bạn cần có một thiết bị như laptop, máy tính hay điện thoại thông minh có khả năng hiển thị tốt, truy cập mượt mà vào các trang web tra cứu.

Nếu thiết bị hiện tại gây trở ngại vì màn hình nhỏ hay xử lý chậm, bạn có thể xem qua các gợi ý về điện thoại và laptop tại Điện máy XANH để hỗ trợ công việc hiệu quả hơn nhé.

Trên đây là hướng dẫn cách tra cứu hoá đơn điện tử chính xác và tiết kiệm thời gian. Hy vọng có thể giúp ích cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết và chúc bạn tra cứu thành công!