7 cách đánh số thứ tự trong Excel tự động nhanh nhất, ví dụ cụ thể

Bạn đang cần đánh số thứ tự cho một nhóm cột, hàng bất kỳ trên Excel để tiện theo dõi số liệu một cách tự động, tiết kiệm thời gian thì hãy tham khảo 7 cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh chóng và đơn giản, dễ thao tác ngay trên laptop của mình nhé!

Tóm tắt 7 cách đánh số thứ tự trong Excel:

1Kéo chuột để đánh số thứ tự

Cách này thực hiện rất nhanh chóng và đơn giản. Bạn tiến hành các thao tác sau:

Bước 1: Nhập vào 2 số thứ tự đầu tiên trong bảng > Dùng chuột chọn 2 ô vừa điền số.

Ví dụ, bạn nhập số 1 vào ô A2, nhập số 2 vào ô A3. Sau đó chọn cả 2 ô A2 và A3.

Nhập 2 số thứ tự liên tiếp để bắt đầu > Chọn 2 số thứ tự đó

Bước 2: Di chuột đến góc dưới, bên phải ô A3, cho đến khi xuất hiện dấu cộng > Giữ chuột và kéo dọc vùng cần đánh số thứ tự.

Chọn vào dấu cộng và nhấn đúp chuột trái để đánh số thứ tự tự động

Kết quả sẽ như sau:

Kết quả đánh số thứ tự bằng cách nhấn đúp chuột trái

2Sử dụng công thức đánh số thứ tự đơn giản

Bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nhập số thứ tự cho ô đầu tiên (ví dụ: "1").

Bước 2: Ở ô tiếp theo, bạn nhập công thức:

="vị trí ô vừa điền" + 1 (với "1" là khoảng cách giữa 2 số thứ tự liên tiếp)

> Nhấn Enter.

Nhập công thức đánh số thứ tự đơn giản trong Excel

Bước 2: Di chuột đến góc dưới, bên phải ô A3, cho đến khi xuất hiện dấu cộng > Nhấp chuột 2 lần liên tiếp để đánh số thứ tự tự động cho các ô còn lại.

Nhấn đúp chuột trái vào dấu cộng ở góc phải bên dưới của ô công thức

Kết quả sẽ như sau:

Kết quả đánh số thứ tự tự động bằng công thức Excel đơn giản

3 Sử dụng hàm SEQUENCE

Tại ô bắt đầu của dãy số, nhập công thức:

=SEQUENCE(Số hàng cần đánh số)

> Nhấn Enter.

Ví dụ, danh sách có 10 nhân viên, nhập công thức: =SEQUENCE(10) vào ô A2.

Sử dụng hàm SEQUENCE để đánh số thứ tự tự động trong Excel

4 Sử dụng hàm ROW() - 1

Bạn thực hiện thao tác sau:

Bước 1: Tại ô bắt đầu, nhập công thức: =ROW()-1.

Nhập công thức =ROW() - 1 vào ô bắt đầu đánh số thứ tự

Bước 2: Di chuột đến góc dưới, bên phải ô A3, cho đến khi xuất hiện dấu cộng > Nhấp chuột 2 lần liên tiếp vào dấu cộng.

Nhấn đúp chuột trái vào dấu cộng ở góc phải bên dưới ô A2 để fill công thức tự động

Kết quả như sau:

5 Sử dụng STOP VALUE

Trường hợp bạn biết danh sách của mình cần bao nhiêu hàng, đặc biệt là số lượng lớn như 1.000, 10.000 dòng, hãy thực hiện thao tác sau:

Bước 1: Tại ô bắt đầu đánh số, nhập số "1".

Bắt đầu từ số 1 để sử dụng Stop Value đánh số thứ tự trong Excel

Bước 2: Tại thanh Home, chọn Fill > Chọn Series.

Chọn biểu tượng Fill > Chọn Series

Bước 3: Chọn Colums (cột) > Chọn Stop Value (Giá trị dừng lại) là 1000 > Chọn OK.

Kết quả sẽ trả về một danh sách 1000 dòng đã đánh số thứ tự. Bạn có thể thay đổi Stop Value theo danh sách của bạn.

Điền số lượng dòng cho danh sách của bạn vào giá trị Stop Value

6Sử dụng Auto Fill

Bạn thực hiện thao tác sau:

Bước 1: Nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > Vào Thẻ Home > Chọn Fill > Chọn Series.

(Với phiên bản Excel cũ hơn Excel 2016, bạn có thể vào Editing > Chọn Fill > Series).

Cửa sổ Series hiển thị như hình dưới.

- Mục "Series in" cho phép bạn lựa chọn đánh thứ tự theo dòng hay cột. Chọn Rows nếu đánh số theo hàng và chọn Columns nếu đánh số theo cột.

- Mục "Type" cho phép bạn lựa chọn loại đánh số. Excel hỗ trợ 4 loại đánh số:

• Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần.
• Growth: Kiểu lũy tiến (Tăng theo quy luật nào đó).
• Date: Kiểu ngày tháng (Nếu tick Date thì Date Unit sẽ xuất hiện).
• AutoFill: Kiểu tự động điền.

- Mục "Step value" (Bước nhảy): Chọn khoảng cách giữa hai số thứ tự. Ví dụ, với số đầu tiên là 1, nếu đặt Step value là 1 và thì số thứ tự sẽ hiển thị là 1, 2, 3,... còn nếu đặt Step value là 2 thì số thứ tự sẽ hiển thị là 1, 3, 5,...

- Mục "Stop value" (Giá trị cuối): Giá trị cuối cùng bạn cần đánh số thứ tự tự động. Ví dụ, bảng chỉ cần đánh số thứ tự tới 10 thì đặt Stop value là 10.

Bước 2: Sau khi chọn các thông số trên, bạn nhấn OK. Kết quả sẽ như hình sau:

7Sử dụng hàm SUBTOTAL lồng với IF

Cú pháp:

Trong đó:

Công thức hàm IF là =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false), với:

• logical_test: Điều kiện của hàm IF.
• value_if_true: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
• value_if_false: Giá trị trả về nếu điều kiện sai. Ở đây chúng ta dùng hàm SUBTOTAL.

Trong hàm SUBTOTAL có các đối số:

• funtion_num: Con số xác định chức năng thực hiện, từ số 1 - 11 là bỏ qua các ô đã được lọc ra, nhưng để lại các hàng được ẩn thủ công; còn số từ 101 – 111 là bỏ qua các ô ẩn - các ô đã được lọc ra và ẩn thủ công. Khi nhập hàm SUBTOTAL vào 1 ô hoặc trên thanh công thức, Excel sẽ đưa ra danh sách các con số này cho bạn lựa chọn.
• ref1, ref2,...: Vùng chứa số thứ tự. Ref1 bắt buộc phải có, từ ref2 đến 254 là tùy chọn.

Hướng dẫn cách dùng:

Giả sử, bạn có 1 bảng dữ liệu như hình dưới với các dòng trống và không trống lẫn lộn. Nhiệm vụ của bạn là điền số thứ tự ứng với các tên trong danh sách này một cách tự động, trừ các ô trống.

Để đánh số thứ tự tự động bằng cách dùng hàm SUBTOTAL kết hợp hàm IF bạn làm theo thao tác sau:

Bước 1: Nhập cú pháp tại ô đầu tiên cần điền số thứ tự (ô A2):

=IF(B2="","",SUBTOTAL(3,$B$2:B2))

Giải thích công thức:

Hàm chính cần dùng sẽ là IF. Nếu như có một ô rỗng thì bỏ qua không đếm. Nếu ô không rỗng thì dùng SUBTOTAL để đánh số thứ tự.

Trong hàm SUBTOTAL có các đối số cần điền là:

• function_num là 3: Ứng với cách tính là COUNTA - đếm ô không trống.
• ref1 là $B$2:B2: Đếm ký tự phát sinh trong khoảng $B$2:B2, trong đó ô B2 được cố định bằng dấu"$" ở trước địa chỉ hàng và ô. Nếu sao chép công thức xuống dưới, giá trị sẽ thay đổi theo kiểu: $B$2:B3, $B$2:B4, $B$2:B5,... và hàm sẽ đếm đúng, mang về kết quả như mong muốn.

Bước 2: Sau khi nhập công thức, bạn nhấn Enter rồi tiếp tục sao chép công thức đến hết bảng (như đã hướng dẫn ở mục 2). Kết quả sẽ như sau:

Một cách khác là sử dụng hàm IF kết hợp COUNTA với cú pháp:

=IF(B2="","",COUNTA($B$2:B2))

Kết quả sau khi đánh số thứ tự xong sẽ hệt như khi bạn nhập hàm IF kết hợp với SUBTOTAL.

Tuy nhiên, cách này chỉ nên thực hiện khi bạn không có ý định lọc dữ liệu để lấy qua một file/sheet khác, vì sau khi lọc hàm COUNTA sẽ giữ nguyên số thứ tự ban đầu được điền chứ không như SUBTOTAL.

Giả sử, từ bảng dữ liệu trên bạn muốn lọc ra danh sách các thành viên đội C. Bạn tiến thành bôi đen (chọn) bảng dữ liệu, vào thẻ Home > Sort and Filter > Filter.

(Với phiên bản Excel cũ hơn Excel 2016, bạn có thể vào Editing > Chọn Sort and Filter > Filter).

Tại cột "Đội" bạn nhấp chuột vào dấu mũi tên nhỏ hình tam giác ngược được bọc viền vuông (như hình dưới), tick chọn C (để lọc đội C) sau đó nhấn OK.

Bạn có thể xem kết quả so sánh dưới đây để hình dung cách mà SUBTOTAL và COUNTA hoạt động:

Từ kết quả ở bảng trên có thể thấy:

• SUBTOTAL tiến hành đánh lại số thứ tự khi bạn lọc dữ liệu, thuận tiện cho việc copy qua một bảng khác để lập danh sách theo dõi và gửi dữ liệu đi.
• COUNTA sẽ giữ nguyên số thứ tự theo thiết lập ban đầu. Bạn sẽ cần hàm này khi muốn giữ nguyên số thứ tự theo thiết lập ban đầu để tiện tra cứu và theo dõi.

Tùy theo mục đích sử dụng bạn chọn hàm phù hợp cho dữ liệu của mình nhé!

Trên đây là hướng dẫn cách đánh số thứ tự tự động trong Excel đơn giản, dễ thực hiện. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc với bảng tính nhé!