12 cách chỉnh sửa file PDF offline, online cực nhanh, đơn giản

Bạn đang loay hoay tìm cách chỉnh sửa file PDF trên máy tính mà không cần cài thêm phần mềm? Bạn muốn chỉnh sửa nhanh một vài chi tiết nhỏ trong file PDF mà không muốn mất thời gian tìm kiếm và cài đặt các công cụ phức tạp? Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ với bạn 3 công cụ quen thuộc trên máy tính, giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa file PDF theo ý muốn, tiết kiệm thời gian và công sức!

XEM NGAY CÁC MẪU LAPTOP GIÁ CỰC SỐC

1Chỉnh sửa file PDF bằng Microsoft Word

Nếu bạn đang sử dụng máy tính Windows hoặc MacBook, Microsoft Word là một công cụ quen thuộc và vô cùng tiện lợi để chỉnh sửa file PDF. Ưu điểm của phương pháp này là bạn không cần cài đặt thêm bất kỳ phần mềm chuyên dụng nào và Word hỗ trợ tốt cho Word 2013, 2016 và Office 365.

Hướng dẫn nhanh

Mở Word > File > Open > Chọn file PDF > Chỉnh sửa > File > Save As > Chọn PDF.

Hướng dẫn chi tiết

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách chỉnh sửa file PDF bằng Microsoft Word mà bạn có thể tham khảo:

• Mở Word, chọn File > Open.
• Chọn file PDF cần mở, Word sẽ hiển thị thông báo chuyển đổi sang định dạng Word, bạn hãy xác nhận. Lưu ý rằng bố cục của file PDF có thể thay đổi sau khi chuyển đổi.

Mở Word > File > Open > Chọn file PDF

• Chỉnh sửa nội dung như văn bản Word thông thường (chỉnh sửa văn bản, chèn ảnh, căn chỉnh, đánh số trang).
• Lưu tài liệu về định dạng PDF: File > Save As, chọn PDF (trên Win) / File format (trên Mac).

Sau khi chỉnh sửa, bạn chọn File > Save As, chọn PDF

Lưu ý: Bố cục của file PDF có thể bị thay đổi đôi chút so với bản gốc sau khi chuyển đổi sang Word.

2Chỉnh sửa file PDF bằng Foxit Reader

Foxit Reader là một phần mềm đọc và chỉnh sửa PDF miễn phí, nhẹ nhàng và dễ sử dụng, được nhiều người dùng tin dùng. Ưu điểm của Foxit Reader là dễ cài đặt, hoàn toàn miễn phí, tích hợp lưu trữ đám mây an toàn và tiết kiệm dung lượng.

Hướng dẫn nhanh

Mở Foxit Reader > Open file > Chọn file PDF > Chỉnh sửa (Highlight, Comment...) > File > Save As.

Hướng dẫn chi tiết với hệ điều hành Windows

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách chỉnh sửa file PDF bằng Foxit Reader trên hệ điều hành Windows mà bạn có thể tham khảo:

• Mở Foxit Reader, chọn Open file.

Mở Foxit Reader, chọn Open file

• Chọn file PDF cần mở, nhấn Open.

Chọn file PDF cần mở, nhấn Open

• Thực hiện các thao tác chỉnh sửa trên thanh công cụ:
  • Highlight: Đánh dấu các đối tượng trong văn bản.
  • Comment: Chèn thêm hoặc ghi chú nội dung, văn bản, ký hiệu, biểu tượng, hình vẽ.
  • View: Xem trước văn bản.
  • Share: Chia sẻ qua email.

Thực hiện các thao tác chỉnh sửa trên thanh công cụ

• Lưu tài liệu: File > Save As.

Hướng dẫn chi tiết với hệ điều hành Mac OS

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách chỉnh sửa file PDF bằng Foxit Reader trên hệ điều hành Mac OS mà bạn có thể tham khảo:

• Cài đặt Foxit PDF Reader từ Appstore.

Cài đặt Foxit PDF Reader từ Appstore

• Mở phần mềm, chọn Computer hoặc Recent Document, sau đó Browser.

Chọn Computer hoặc Recent Document, sau đó Browser

• Chọn file PDF cần mở, nhấn Open.
• Thanh công cụ và các chức năng tương tự như trên Windows (tham khảo hướng dẫn ở trên).
• Lưu file sau chỉnh sửa: File > Save As, chọn định dạng PDF File (.pdf) hoặc TXT File (.txt), nhấn Save.

Chọn định dạng PDF File (.pdf) hoặc TXT File (.txt), nhấn Save

3Chỉnh sửa file PDF bằng Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader là phần mềm đọc và chỉnh sửa PDF chuyên nghiệp, được phát triển bởi Adobe - "cha đẻ" của định dạng PDF. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng phiên bản cơ bản (Reader) là miễn phí nhưng hạn chế công cụ; bạn cần nâng cấp lên phiên bản Pro trả phí để có thể chỉnh sửa file PDF một cách chuyên nghiệp.

Phiên bản Adobe Acrobat Reader Pro là lựa chọn hàng đầu cho các tác vụ phức tạp, đòi hỏi sự chính xác và chuyên nghiệp.

Hướng dẫn nhanh

Mở Adobe Acrobat Pro > Chọn Browser > Chọn file PDF > Edit PDF > Chỉnh sửa > Save.

Hướng dẫn chi tiết

• Chọn Browser để chọn tài liệu. Lưu ý: nếu file PDF chỉ chứa hình ảnh, bạn cần chuyển sang định dạng PDF trước bằng Word hoặc các công cụ online.

Chọn Browser để chọn tài liệu

• Chọn file PDF cần mở, nhấn Open.

Chọn file PDF cần mở, nhấn Open

• Trên giao diện, chọn mục Edit PDF.
• Thực hiện chỉnh sửa (nội dung cũ, thêm nội dung mới, chèn hình ảnh) trên thanh công cụ.

Thực hiện chỉnh sửa (nội dung cũ, thêm nội dung mới, chèn hình ảnh) trên thanh công cụ

• Sau khi chỉnh sửa xong, nhấn Save.

Lưu ý: Phần hướng dẫn trên áp dụng cho bản Pro/Standard.

4Chỉnh sửa file PDF trực tuyến với các công cụ miễn phí

Nếu bạn cần chỉnh sửa file PDF một cách nhanh chóng và không thường xuyên, các công cụ chỉnh sửa PDF trực tuyến miễn phí có thể là một lựa chọn phù hợp.

Chỉnh sửa file PDF bằng Google Drive

Google Drive là một dịch vụ lưu trữ đám mây quen thuộc với hầu hết người dùng, và bạn có thể tận dụng nó để chỉnh sửa file PDF một cách dễ dàng.

Ưu điểm của phương pháp này là dễ thực hiện, hỗ trợ cả Windows và MacBook, và quen thuộc với hầu hết người dùng. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng có thể gặp lỗi về hình thức trình bày, kiểu phông chữ và hình ảnh sau khi chỉnh sửa.

Hướng dẫn chi tiết các bước:

• Tạo thư mục mới trên Google Drive.

Tạo thư mục mới trên Google Drive

• Đặt tên thư mục, nhấn Tạo.

Đặt tên thư mục, nhấn Tạo

• Tải file PDF cần chỉnh sửa lên, chọn mở bằng Google Tài liệu.
• Thực hiện chỉnh sửa như một văn bản bình thường trên thanh công cụ của Google Docs.

Chọn dấu 3 chấm ở góc phải tệp tài liệu > Chọn Mở bằng > Chọn Xem trước

Chỉnh sửa file PDF bằng Smallpdf

Smallpdf là một công cụ trực tuyến mạnh mẽ và dễ sử dụng, cho phép bạn chỉnh sửa file PDF trực tiếp trên trình duyệt web. Ưu điểm của Smallpdf là giao diện trực quan, hỗ trợ tiếng Việt, cho phép sắp xếp tài liệu và bảo mật thông tin.

Bạn có thể sử dụng Smallpdf miễn phí trong 7 ngày, sau đó cần trả phí để sử dụng bản đầy đủ. Smallpdf hỗ trợ chỉnh sửa file PDF trên cả Windows và MacBook.

Hướng dẫn chi tiết các bước:

• Truy cập website Smallpdf: https://smallpdf.com/vi/edit-pdf.
• Tải file PDF cần chỉnh sửa lên bằng cách nhấp vào "Chọn tệp tin".

Nhấp vào "Chọn tệp tin"

• Sử dụng thanh công cụ để thêm nội dung, hình ảnh, đánh dấu hoặc thực hiện các thao tác chỉnh sửa khác.

Sử dụng thanh công cụ để thêm nội dung, hình ảnh, đánh dấu hoặc thực hiện các thao tác chỉnh sửa khác

• Sắp xếp các trang (nếu cần), sau đó chọn "Tải File Xuống" để tải về hoặc xuất file PDF đã chỉnh sửa.

Chọn "Tải File Xuống" để tải về

Chỉnh sửa file PDF bằng PDFescape

PDFescape là một công cụ chỉnh sửa PDF trực tuyến hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ tiếng Việt và cho phép bạn đặt mật khẩu bảo vệ file PDF. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng bản miễn phí có giới hạn dung lượng tối đa 10MB, không quá 100 trang cho file tải lên và không quá 25 trang cho file tự tạo.

Hướng dẫn chi tiết các bước:

• Truy cập website PDFescape: https://www.pdfescape.com/windows, chọn Free Online.

Chọn Free Online

• Chọn Upload PDF to PDFescape để tải tài liệu lên (hoặc các lựa chọn khác như tạo mới, tải từ link, mở lại file đã mở).
• Chọn Choose file và Upload file PDF.

Chọn Choose file và Upload file PDF

• Sử dụng các công cụ chỉnh sửa trên thanh công cụ:
  • Insert: Chèn hình ảnh, văn bản, liên kết, vẽ đường thẳng, khối hình học.
  • Annotate: Thêm chú thích, highlight.
  • Page: Điều chỉnh trang (xoay, xóa, cắt).

Sử dụng các công cụ chỉnh sửa trên thanh công cụ

• Nhấn Save & Download PDF để lưu file đã chỉnh sửa.

Chỉnh sửa file PDF bằng Dochub

Dochub là một công cụ trực tuyến miễn phí khác, cho phép bạn chỉnh sửa file PDF một cách nhanh chónág và dễ dàng. Dochub cũng hỗ trợ tiếng Việt, giúp bạn thao tác dễ dàng hơn.

Hướng dẫn chi tiết các bước:

• Truy cập Dochub: https://dochub.com, đăng nhập bằng email.

Truy cập Dochub > Chọn Get started for free

Đăng nhập bằng email

• Chọn New, tải file PDF từ máy tính, Google Drive hoặc Dropbox.

Chọn New, tải file PDF

• Sử dụng các công cụ chỉnh sửa (text, freehand, các tool khác) trên thanh công cụ.
• Chọn Download or Export rồi nhấn Download để lưu file PDF.

Tiến hành chỉnh sửa và nhấn Download

Chỉnh sửa file PDF bằng Sejda

Sejda PDF Editor là một phần mềm đọc và chỉnh sửa PDF trực tuyến tiện lợi, hỗ trợ macOS và có giao diện tiếng Việt thân thiện.

Bạn có thể sử dụng Sejda để chỉnh sửa file PDF trực tiếp trên trình duyệt web của mình. Tuy nhiên, phiên bản trực tuyến cơ bản là miễn phí nhưng có giới hạn (dung lượng tối đa 50MB, không quá 200 trang/file, 3 giờ chỉnh sửa mỗi ngày). Nếu bạn cần sử dụng nhiều hơn, bạn cần nâng cấp lên phiên bản Premium trả phí.

Hướng dẫn chi tiết các bước

• Truy cập website Sejda PDF Editor: https://www.sejda.com/vi/pdf-editor, nhấn Tải tệp PDF để mở file.

Nhấn Tải tệp PDF để mở file

• Chỉnh sửa văn bản, hình ảnh, đường liên kết trên thanh công cụ, nhấn Áp dụng thay đổi.

Chỉnh sửa văn bản, hình ảnh, đường liên kết trên thanh công cụ, nhấn Áp dụng thay đổi

• Chọn Download để tải file PDF đã chỉnh sửa.

Chọn Download để tải file PDF đã chỉnh sửa

Chỉnh sửa file PDF bằng PDF Candy

PDF Candy là một công cụ chỉnh sửa PDF trực tuyến miễn phí, có giao diện tiếng Việt thân thiện và dễ sử dụng, đặc biệt là không cần cài đặt phần mềm. Với PDF Candy, bạn có thể chỉnh sửa file PDF một cách nhanh chóng và dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản.

Hướng dẫn chi tiết các bước:

• Truy cập trang PDF Candy: https://pdfcandy.com/vn/edit-pdf.html, nhấp Thêm tập tin để tải lên tệp PDF.

Nhấp Thêm tập tin để tải lên tệp PDF

• Thực hiện các thay đổi (chỉnh sửa văn bản, thêm hình ảnh, tạo liên kết) trên thanh công cụ.
• Chọn Xuất file để lưu file PDF đã chỉnh sửa về máy.

Thực hiện chỉnh sửa, sau đó chọn Xuất file

Chỉnh sửa file PDF bằng PDF24 Tool

PDF24 Tool là một trang web cung cấp nhiều công cụ PDF miễn phí, trong đó có công cụ chỉnh sửa PDF. Ưu điểm của PDF24 Tool là giao diện đơn giản, dễ sử dụng, không cần tải phần mềm và không cần đăng ký tài khoản.

Hướng dẫn chi tiết các bước:

• Truy cập website PDF24 Tool: https://tools.pdf24.org/vi/chinh-sua-pdf, nhấn Chọn tệp tin để tải lên file PDF.

Nhấn Chọn tệp tin để tải lên file PDF

• Thực hiện các thay đổi (thêm chữ, hình ảnh, hình dạng khác) trên thanh công cụ, nhấn Lưu PDF.
• Chọn Download để tải về file đã chỉnh sửa.

Tiến hành chỉnh sửa và chọn Download để tải về file đã chỉnh sửa

Chỉnh sửa file PDF bằng Pdf2go

Pdf2go là một công cụ trực tuyến hữu ích, cho phép bạn dễ dàng chỉnh sửa trực tiếp trên file PDF mà không cần cài đặt phần mềm. Với Pdf2go, bạn có thể thêm văn bản, hình ảnh, highlight hoặc cắt nội dung một cách dễ dàng.

Hướng dẫn chi tiết các bước:

• Truy cập trang web Pdf2go: https://www.pdf2go.com/vi/edit-pdf, sau đó chọn tập tin để upload file PDF.

Nhấn chọn File để upload file PDF

• Sử dụng các tính năng chỉnh sửa (thêm văn bản, vẽ bằng bút chì, tô sáng, đánh dấu, thêm hình ảnh) trên thanh công cụ, nhấp Lưu.
• Nhấn Tải xuống để tải file PDF đã chỉnh sửa về máy.

Tiến hành chỉnh sửa, sau đó nhấn Tải xuống để tải file PDF đã chỉnh sửa về máy

5Một số lưu ý quan trọng khi sửa file PDF

• Giới hạn dung lượng và số trang: Nhiều website/phần mềm miễn phí có giới hạn về dung lượng file và số trang được chỉnh sửa (ví dụ: PDFescape 10MB, Sejda PDF Editor 50MB và 200 trang/file). Bạn cần kiểm tra kỹ thông tin này trước khi sử dụng.
• Lỗi định dạng khi chuyển đổi: Google Drive và các công cụ khác có thể gặp lỗi về phông chữ, kiểu chữ, hình thức trình bày và hình ảnh khi chuyển đổi hoặc chỉnh sửa. Bạn cần cẩn thận khi sử dụng các công cụ này.
• Giới hạn tính năng bản miễn phí: Các công cụ trực tuyến thường giới hạn số tệp được dùng miễn phí trong một ngày và tính phí đối với phiên bản cao cấp. Các công cụ này thường phù hợp cho việc sử dụng tạm thời, không chuyên nghiệp và lâu dài.
• Sự khác biệt giữa các phiên bản: Adobe Acrobat Reader cơ bản có ít công cụ hơn bản Pro. Bạn cần cân nhắc kỹ nhu cầu sử dụng trước khi quyết định mua bản Pro.

Các công cụ trực tuyến thường giới hạn số tệp được dùng miễn phí trong một ngày và tính phí đối với phiên bản cao cấp

6Các câu hỏi liên quan

Có cách nào chỉnh sửa PDF không cần phần mềm không?

Bạn có thể sử dụng các công cụ chỉnh sửa PDF trực tuyến như Smallpdf, PDFescape, Dochub, Sejda, PDF Candy, PDF24 Tool, Pdf2go, tuy nhiên, Điện máy XANH khuyên bạn nên tham khảo bài viết chi tiết về chủ đề này [tên bài viết] để có thêm thông tin và lựa chọn được công cụ phù hợp nhất.

File PDF bị lỗi font sau khi chỉnh sửa thì làm sao?

Lỗi font chữ thường xảy ra khi sử dụng Google Drive hoặc các công cụ chuyển đổi PDF sang Word. Để khắc phục, bạn nên sử dụng các công cụ chỉnh sửa PDF chuyên dụng hoặc kiểm tra và cài đặt font chữ phù hợp trước khi chỉnh sửa.

Có an toàn khi chỉnh sửa PDF online không?

Để đảm bảo an toàn, bạn nên chọn các công cụ chỉnh sửa PDF trực tuyến uy tín và có chính sách bảo mật rõ ràng. Ngoài ra, bạn cũng nên tránh tải lên các file PDF chứa thông tin cá nhân hoặc tài liệu quan trọng lên các công cụ này.

Với những công cụ và phương pháp mà Điện máy XANH vừa chia sẻ, bạn đã có thể dễ dàng chỉnh sửa file PDF ngay trên máy tính của mình. Hãy lựa chọn công cụ phù hợp nhất với nhu cầu và mục đích sử dụng để đạt hiệu quả công việc cao nhất nhé!